betrouwbaarheid

Hielios biedt inzicht in de kwaliteit van de basisgegevens en ondersteunt een werkproces om deze kwaliteit structureel te verbeteren.

De kwaliteit van gegevens is o.a. van belang bij het afleggen van verantwoording aan externe partijen en voor de interne sturing en besluitvorming. Wanneer u er vanuit kunt gaan dat die informatie betrouwbaar is, dan beperkt u een risico.

In de praktijk blijkt echter dat organisaties nauwelijks inzicht hebben in de kwaliteit van hun gegevens. Ieder gaat er vanuit dat gegevens juist en volledig worden ingevuld door medewerkers. De ervaring leert echter dat er veel onjuistheden (van allerlei aard) voorkomen in databases. Wanneer je hieraan geen aandacht schenkt, werken deze onjuistheden door in de managementoverzichten en kunnen deze een onjuist beeld geven van de situatie. Dat is ongewenst.

Helios heeft als uitgangspunt om de kwaliteit van de basisgegevens te meten en geeft aanwijzingen om deze te verbeteren. Zo krijgt u inzicht in de betrouwbaarheid van de managementinformatie en krijgt u een instrument om deze - indien nodig - te verbeteren.

Kwaliteit van brongegevens

De informatie in de managementoverzichten van Helios wordt genereert uit brongegevens van de organisatie zelf. Voor het onderhouden van deze gegevens maken organisatie gebruik van bedrijfsapplicaties (cliƫntregistratiesystemen etc.). Meestal zijn deze bedrijfsapplicaties voorzien van eigen controle- en validatiefuncties die de kwaliteit van de gegevens bewaken. In de praktijk blijkt echter dat deze controles onvolledig zijn. Dit wordt niet of nauwelijks opgemerkt, totdat de gegevens worden gebruikt bij de verantwoording van uitgevoerde werkzaamheden, productie-overzichten, actuele bezettingslijsten etc.

Voorbeeld: Bij het registreren van gegevens voert de applicatie controles uit die ervoor zorgen dat bepaalde gegevens verplicht worden ingevuld, of dat dat een datum ook een geldige datum is. In managementoverzichten worden verbanden gelegd tussen verschillende types van gegevens (plaatsing, indicatie en urenregistratie) die vaak niet door de applicatie worden gecontroleerd. Een voorbeeld hiervan is dat bepaalde perioden elkaar - volgens het interne werkproces - niet mogen overlappen. Deze regel volgt uit een afspraak in het werkproces, maar wordt niet gecontroleerd door de applicatie. Ze is wel relevant voor de managementinformatie, omdat u bepaalde totaaltellingen wilt hebben over deze perioden. Wanneer de perioden overlappen, onstaan dubbeltellingen. Deze verstoren de betrouwbaarheid van de informatie.

Garbage In, Garbage Out

Het is algemeen bekend dat de kwaliteit van de brongegevens een basisvoorwaarde is voor de betrouwbaarheid van de managementinformatie. Hier geldt: "Garbage In, Garbage Out". Wij zijn er daarom op gericht om met onze klanten voorzieningen in te richten om de kwaliteit van de brongegevens te verbeteren.

Kwaliteitsverbetering

Helios meet de kwaliteit van de gegevens aan de hand van bedrijfsregels die in samenwerking met de organisatie worden opgesteld bij de invoering van Helios. Deze bedrijfsregels beschrijven de definities van begrippen en de voorwaarden die gesteld worden aan de gegevens en de rekenregels om bepaalde berekeningen te maken. Wanneer de organisatie gecertificeerd is volgens HKZ of ISO, zal een groot deel van deze bedrijfsregels reeds voorhanden zijn.

De bedrijfsregels vormen de gulden standaard voor toetsing van de gegevens die gebruikt worden voor de managementinformatie.

  1. Dagelijks (veelal in de vroege ochtend) start automatisch een controle programma, die alle gegevens doorloopt. Het gaat als het ware als een stofkam door de gegevens en haalt de ongerechtigheden eruit.

  2. Alle onjuistheden worden op een lijst gezet. Deze lijst kan op verschillende manieren worden gepresenteerd, bijvoorbeeld gegroepeerd per cliƫnt, per foutcode, of per medewerker die verantwoordelijk was voor de invoer.

Verbetercyclus